Bedrijfsondersteuning in de meest brede zin van het woord!
verantwoordelijk voor het organiseren, (inhoudelijk) voorbereiden en notuleren van de vergaderingen van de cliëntenraad, de overlegvergaderingen met de bestuurder of manager en de vergaderingen van werkgroepen vanuit de cliëntenraad.
In de praktijk hou ik mij als ambtelijk secretaris bezig met het volgende :
- secretariële ondersteuning bieden zoals agenda opstellen, informatie verzenden, verslag van de vergadering maken en adviezen van de cliëntenraad uitschrijven en archief beheer;
- beleidsmatige ondersteuning bieden zoals agendaonderwerpen op inhoud voorbereiden en adviezen geven over de besluitvorming;
- informatie en/of adviezen geven over wet- en regelgeving, procedures en communicatie van de cliëntenraad (intern en extern);
- jaarverslag opstellen;
- bewaker van agendapunten, actiepunten en (evaluatie)afspraken;
- vraagbaak voor (nieuwe) leden, bestuurder en anderen binnen de organisatie.
Office Management
Naar wens ontvangt u een conceptverslag en/of actielijst binnen de afgesproken termijn en in de gewenste opmaak. Uw op- en aanmerkingen, uw aanvullingen en/of wijzigingen worden binnen de gestelde termijn verwerkt.
Tekstverwerking en correspondentie
- verzorgen en verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie in uw eigen huisstijl
- opstellen van rapporten, contracten, offertes, facturen en betalingsherinneringen
- uitwerken en redigeren van brochures en handboeken
- uitwerken en redigeren van websites en overige reclamemateriaal
- en vele andere mogelijkheden
Organisatie van bijeenkomsten, workshops, trainingen
Inkoop kantoorartikelen
Organiseren zakenreizen
Beheer lease-auto's
- het maken van uw afspraken
- het bekijken en (eventueel) beantwoorden van uw email
- het bijhouden van eventuele wijzigingen op uw website
- beantwoording van uw telefoon tijdens uw afwezigheid (bijvoorbeeld wegens vakantie) met uw firmanaam en volgens uw instructies
- rapportage via email, sms of telefoon
- opzetten of bij houden van een adressenbestand
- verzorgen van ledenadministratie
- bijhouden en registreren van aan- en afmeldingen van bijeenkomsten
- opstellen, printen en versturen van mailings (zowel per post als digitaal)
- versturen van kerstkaarten
- uitzoeken, verzorgen en versturen van relatiegeschenken
- het verzorgen van hotelovernachtingen voor uzelf dan wel uw relaties
- het boeken van een meerdaags verblijf, zowel in binnen- als buitenland
- het organiseren van een vergaderaccomodatie, voor zowel kleine als grote groepen, in de door u gewenste regio.
-
Indien gewenst kunnen wij ook het avondprogramma voor u organiseren, geheel naar uw wens en budget.